Personuppgiftslagen

En hel del frågor ställs om på vilket sätt personnummer får användas och lämnas ut. Bland annat i samband med redovisning av RF:s LOK-stöd och SISU:s lärgrupper, men även och inte minst vad gäller föreningarnas egna medlemsregister.

Registrering av personuppgifter styrs av personuppgiftslagen (PuL) och detta oavsett om registreringen sker via datamedia eller i annan form. Vill du veta mer om PuL hänvisas till Datainspektionens hemsida -datainspektionen.se.

Enligt PuL gäller att personnummer får behandlas med stöd av ett samtycke från den registrerade. Men - även om inget samtycke finns får uppgifter om personnummer behandlas, om det är klart motiverat med hänsyn till

Ändamålet med behandlingen

Vikten av en säker identifiering eller

Något annat beaktansvärt skäl.

Vad gäller för idrottsföreningar?

Enligt Riksidrottsförbundets stadgar (8 kap. 5 §) är förening, som är medlem i förbund inom RF, skyldig att föra medlemsförteckning. Någon närmare beskrivning av vilka uppgifter som ska ingå i förteckningen anges inte i stadgarna. Det bör dock vara självklart att ett medlemsregister ska innehålla personuppgifter som är motiverade för att föreningen ska kunna fungera som en demokratisk medlemsorganisation för idrottslig verksamhet. Självfallet ska namn och adressuppgifter finnas med för att kunna kommunicera med medlemmarna, men även ålder, kön och andra specifika uppgifter som behövs för den idrottsliga verksamheten ligger normalt inom ramen för ändamålet för medlemsregistret. Sådana uppgifter bör därför utan uttryckligt samtycke kunna registreras.

Personnummer får, enligt ovan, registreras om det är klart motiverat med hänsyn till föreningens behov av att säkert kunna identifiera medlemmarna eller om det finns andra beaktansvärda skäl. I annat fall krävs samtycke från den enskilde medlemmen. Samtycke kan anses lämnat genom att den enskilde lämnar ut sitt personnummer vid medlemsansökan eller när det är ett krav för deltagande och det för den enskilde är tydligt på vilket sätt och för vilket ändamål uppgiften ska behandlas.

Även om uttryckligt samtycke inte alltid behövs för registrering och för utlämning av uppgifter ur föreningens medlemsregister är det alltid bäst att samtycke inhämtas av medlemmarna. När en person blir medlem, eller i samband med avisering av den årliga medlemsavgiften, kan föreningen på ett enkelt sätt se till att medlemmen lämnar sitt samtycke att registrera personnummer och att detta används för motiverade ändamål. Det är också viktigt att föreningen i sin föreningspolicy klart anger vilka uppgifter som registreras och varför så sker.

I många fall, t.ex. för att få tävlingslicens, för att få delta i lärgrupp eller för att ansöka om LOK-stöd, krävs att personnummer anges. För att underlätta för medlemmarna och administrationen i föreningen kan det därför vara praktiskt att se till att PuL-medgivandet innefattar registrering av personnummer och upplysning om hur uppgifterna kommer att lämnas ut.

Utlämnande av personuppgifter kan vara känsligt och får därför endast ske enligt vissa förutsättningar. En vanlig situation är att förening lämnar ut medlemsregistret för utskick av direktreklam. Att utan medlemmarnas samtycke förfara så bör endast kunna godtas om det gäller varor eller tjänster som är relevanta för föreningens ändamål. Bedömningen görs i sådana fall främst efter det angivna ändamålet med registreringen och en intresseavvägning. Här är det särskilt viktigt att medlemmarna diskuterar och i sin föreningspolicy fastställer hur de vill ha det.

Ett annat exempel på föreningars utlämnande av uppgifter utgör fallen där bidragsgivare vill ha ut medlemsregister för kontroll av att lämnade uppgifter är korrekta. I sådant fall torde en intresseavvägning resultera i att uppgifterna kan lämnas ut. Undantag för ovanstående kan gälla för s.k. känsliga personuppgifter (dvs registrerade uppgifter om ras, etniskt ursprung, politisk åsikt, religiös eller filosofi sk övertygelse eller personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv).